Kniha jázd: musím ju viesť? Ako to vyzerá? A čo musí obsahovať?

Kniha jázd je účtovný doklad, ktorý sa používa na zaznamenávanie informácií o prevádzke vozidla (firemného alebo súkromného) používaného na podnikanie. Tento dokument môže byť v papierovej alebo elektronickej podobe.

Knihu jázd musia viesť živnostníci alebo spoločnosti, ktoré na svoju činnosť používajú aspoň jedno vozidlo. Účelom tohto dokladu je potom preukázať, že auto sa skutočne používa na dosiahnutie, udržanie a zabezpečenie príjmu.

Kto musí viesť knihu jázd

Denník musia viesť aj platcovia DPH a tiež neplatcovia DPH, ktorí nepoužívajú paušálne výdavky (ako percento výdavkov). Mali by ho mať aj všetci tí, ktorí musia pri svojej činnosti preukazovať dodržiavanie bezpečnosti práce. Tu sa zaznamenávajú bezpečnostné prestávky.

Požiadavky na knihu jázd

Kniha jázd musí obsahovať základné informácie o vozidle, pre ktoré sa vedie. Musí tiež zaznamenávať podrobnosti o jednotlivých cestách.

Informácie o vozidle

- Typ vozidla

- EČV

- Priemerná spotreba paliva (podľa technického osvedčenia)

- Dátum začatia prevádzky vozidla

Podrobnosti o každej ceste

- Dátum cesty

- Čas odchodu

- Čas príchodu

- Hodnota otáčkomera na začiatku jazdy

- Stav tachometra na konci jazdy

- Bezpečnostné prestávky (čas začiatku a konca)

- Miesto odchodu a cieľové miesto vrátane prípadných priechodov

- Spotreba paliva (počet litrov, cena)

- Účel cesty

- Mýto (pre cesty do zahraničia)

Ako vyplniť knihu jázd? Hneď. A najlepšie elektronicky

Skúsenosti majiteľov firiem a vodičov s papierovými knihami jázd sú jasné: zautomatizujte vyplnenie každej jazdy ihneď po príchode. Niekedy je možné vyplniť údaje spätne, ale niektoré informácie môžu ľahko vypadnúť z pamäte. Ak ju vyplníte dodatočne, určite vám budú chýbať skutočné údaje z tachometra atď.

Upozornenie: Ak preukazujete bezpečnosť pri práci, nemôžete knihu jázd vyplniť dodatočne!

V ideálnom prípade by ste mali používať elektronickú knihu jázd, ktorá sa úplne zaobíde bez deravej ľudskej pamäte. Ide o automatický systém, ktorý sám a s vysokou presnosťou vyplní záznam o každej ceste. Pokiaľ elektronické záznamy obsahujú všetky náležitosti, daňové úrady ich bez problémov akceptujú ako plnohodnotný účtovný doklad.

Výhody elektronické knihy jázd GPS Dozor

Knihu jázd automaticky generuje aj systém sledovania vozidiel GPS Dozor. Oproti papierovým a jednoduchším elektronickým denníkom má mnoho výhod, z ktorých najdôležitejšie sú uvedené nižšie:

- Úspora času - automatické generovanie denníka šetrí zamestnancom cenné hodiny času. Tieto prostriedky sa potom môžu použiť na činnosti vytvárajúce hodnotu namiesto byrokracie.

- Vyhnete sa zbytočným pokutám - kniha jázd spĺňa všetky úradné požiadavky a obsahuje presné údaje. Vyhnete sa tak prípadným problémom s úradmi v súvislosti s formou knihy jázd alebo nesprávnymi údajmi.

- Výrazne lepšia správa vozového parku - okrem povinných náležitostí zaznamenáva GPS Dozor oveľa viac užitočných údajov: rozlíšenie služobných/súkromných jázd, účel jazdy, tankovanie, sledovanie spotreby, pripomienkovanie termínov STK alebo servisu a mnoho ďalšieho.

- Predchádzanie čiernym jazdám a krádežiam paliva - sledovanie skutočnej spotreby zabráni nekalým praktikám. Menšie podniky môžu ušetriť vyššie desiatky tisíc ročne. A veľké dokonca milióny. (Tieto údaje pochádzajú z reálnych skúseností zákazníkov.)

- Dokonalý prehľad o vozovom parku - technológia GPS umožňuje efektívnejšie plánovanie trasy a riešenie aktuálnych dopravných obmedzení. Pomáha vodičom dodržiavať termíny a prispieva tak k spokojnosti klientov.